W większości przedsiębiorstw regularnie realizowane są ważne projekty, bez których nie byłby możliwy szybki rozwój ani zdobywanie przewagi konkurencyjnej. Tego rodzaju inicjatywy wymagają przede wszystkim zaangażowania wykwalifikowanych menedżerów, respektowania konkretnych zasad oraz sprawnego działania zespołowego. Z niniejszego artykułu dowiemy się, na czym polega profesjonalne zarządzanie projektami.
Precyzyjne określenie celu i opracowanie planu jako kluczowe czynniki
W procesie zarządzania projektem ogromne znaczenie ma zwłaszcza ustalenie celu, który powinien być łatwy do zrozumienia, mierzalny, sensowny, w pełni osiągalny i zakotwiczony w czasie. Osoba odpowiedzialna za nadzór jest zobligowana do jego sformułowania przed fazą roboczą i werbalnego przekazania wszystkim członkom zespołu. Przykładowe cele to choćby zwiększenie wydajności produkcji, uzyskanie poprawy w zakresie satysfakcji pracowników, ograniczenie kosztów eksploatacyjnych, zoptymalizowanie wykorzystania zasobów materiałowych czy zminimalizowanie negatywnego wpływu na środowisko naturalne. Nie obejdzie się ponadto bez stworzenia ogólnego planu działania. Musi on koniecznie uwzględniać różnorodne sytuacje mogące zaburzyć przebieg realizacji projektu, co pozwoli na późniejsze eliminowanie negatywnych konsekwencji (gwarancja oszczędności cennego czasu).
Więcej przeczytasz na stronie: https://leadership-center.pl/blog/zarzadzanie-projektami/
Sprawna komunikacja sprzyja osiąganiu postępów
Jednym z głównych obowiązków menedżera wyznaczonego do sprawowania pieczy nad projektem jest z pewnością dbałość o prawidłową komunikację pomiędzy jednostkami wchodzącymi w skład zespołu roboczego. Liczy się tutaj przyjemna atmosfera pozbawiona wzajemnych pretensji, dobra wymiana informacji, systematyczne rozwiewanie wątpliwości, swobodny przepływ pomysłów oraz formułowanie jasnych wytycznych. Warto wdrożyć dedykowany program komputerowy z funkcjonalnym komunikatorem wewnętrznym, który umożliwia prowadzenie stałego dialogu zarówno w obrębie firmy, jak i w trybie „home office”. Zarządzanie projektami wymaga także wysokiego poziomu motywacji. Łatwo go uzyskać poprzez stworzenie komfortowych warunków pracy (ergonomiczne meble, nowoczesny sprzęt, klimatyzacja, dostęp do zaplecza kuchennego itp.), sprawiedliwe wynagradzanie (system premii finansowych), udzielanie indywidualnych pochwał czy wysyłanie podwładnych na adekwatne szkolenia.
Pozostałe istotne elementy
Zarządzanie projektami to proces niezwykle złożony, oparty na nieustannej kontroli wszystkich aspektów. Najważniejszą rolę odgrywa w nim oczywiście kierownik. Do jego zadań należy nie tylko wspomniane już ustalenie celu, opracowanie rozsądnego planu i utrzymywanie płynnej komunikacji, ale również zapewnienie uczestnikom stosownych narzędzi roboczych, określenie realnego terminu realizacji (wystarczająco długiego, tak aby ograniczyć ilość niepotrzebnych błędów wynikających z nadmiernego pośpiechu) czy okresowe składanie raportów z prowadzonych czynności. Jak by tego było mało, dla zwiększenia szansy na powodzenie kierownik musi organizować codzienne spotkania projektowe trwające maksymalnie pół godziny, weryfikować potencjalne konflikty czasowe i przydzielać odpowiedzialności za poszczególne etapy.